The availability of controlled vocabulary to users for information retrieval

Authors

  • Maria Carolina Andrade e Cruz Universidade Estadual Paulista, Faculdade de Filosofia e Ciências, Departamento de Ciência da Informação, Marília, SP, Brasil https://orcid.org/0000-0001-8307-3448
  • Edberto Ferneda Universidade Estadual Paulista, Faculdade de Filosofia e Ciências, Departamento de Ciência da Informação, Marília, SP, Brasil https://orcid.org/0000-0002-8808-1217
  • Mariângela Spotti Lopes Fujita Universidade Estadual Paulista, Faculdade de Filosofia e Ciências, Departamento de Ciência da Informação, Marília, SP, Brasil https://orcid.org/0000-0002-8239-7114

DOI:

https://doi.org/10.26512/rici.v15.n1.2022.42464

Keywords:

Controlled vocabulary, Information retrieval, Information search, Online catalog

Abstract

The controlled vocabularies are normally used in indexing, in the process of standardization of concepts for the representation of information, acting as a mediating agent between the natural language contained in documents and the language of the information system. However, controlled vocabularies can also favor the search for information from their availability to the user, considering that this would contribute to the user's autonomy in the information retrieval process, considering that libraries can make this resource available in the online catalog where searches are performed based on the initiative and needs of users. Thus, previous research on the use of controlled vocabularies in university libraries is rescued, and we highlight the question related to the presence of the vocabulary in the online catalog for the user's use, in which 39 libraries state that they use controlled vocabularies in the indexing process and 18 of them make the resource available in the online catalog. Objective: With this, the proposed objective is to investigate the controlled vocabularies present in the catalogs of the participating libraries and analyze their availability, that is, how they are presented to the users. Methodology: Exploratory research from the analysis in online catalogs of university libraries. Results: The research recognized the presence of controlled vocabularies in 16 distinct catalogs, in which authority list (11 libraries), thesaurus (4) and subject heading list (1) were found. Conclusion: Considering the 39 libraries that have controlled vocabularies for indexing, only 16 libraries (16) made some available to the user. However, for these libraries or for others besides those analyzed in this research, we suggest a better presentation of the vocabularies in the catalogs, since they may go unnoticed because they are not easily visible to the user. In addition, users should be provided with tutorials on how to use them so that they can get to know the resource and improve the searches performed in the catalog.

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Author Biographies

Maria Carolina Andrade e Cruz, Universidade Estadual Paulista, Faculdade de Filosofia e Ciências, Departamento de Ciência da Informação, Marília, SP, Brasil

Em 2020, iniciou o Doutorado, na área de Ciência da Informação, pelo Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação (PPGCI), pela Universidade Estadual Paulista "Júlio de Mesquita Filho". Atua como bibliotecária escolar, na Associação Santa Marcelina, na unidade de Botucatu. Mestre, em 2019, pelo mesmo programa de pós-graduação, foi bolsista CAPES onde desenvolveu atividades de pesquisa na linha de produção e organização da informação especificamente com foco nos temas de políticas de organização da informação e linguagens de indexação em bibliotecas universitárias.

Edberto Ferneda, Universidade Estadual Paulista, Faculdade de Filosofia e Ciências, Departamento de Ciência da Informação, Marília, SP, Brasil

Livre-Docente em Recuperação de Informação (2016). Pós-doutorado pela Universidade Federal da Paraíba (2013). Doutor em Ciências da Comunicação (Ciência da Informação) pela Universidade de São Paulo (2003). Mestre em Informática pela Universidade Federal da Paraíba (1997). Possui graduação em Processamento de Dados pela antiga Fundação Educacional de Bauru (1985). Atualmente é Professor Associado do Departamento de Ciência da Informação da Universidade Estadual Paulista 'Júlio Mesquita Filho' (UNESP) - Campus de Marília. Atua na Ciência da Informação, principalmente nas áreas de Indexação Automática e Recuperação de Informação. Bolsista Produtividade em Pesquisa CNPq - Nível 2

 

Mariângela Spotti Lopes Fujita, Universidade Estadual Paulista, Faculdade de Filosofia e Ciências, Departamento de Ciência da Informação, Marília, SP, Brasil

Doutora em Ciências da Comunicação pela Universidade de São Paulo (1992), Livre Docente (2003) em Análise Documentária e Linguagens Documentárias Alfabéticas, Professora Titular da Universidade Estadual Paulista “Júlio de Mesquita Filho” UNESP, no período de 2010 a 2017. Realizou atividades de ensino, pesquisa, extensão, com enfoque na Indexação e Linguagens de Indexação, além de gestão e docência na graduação em Biblioteconomia e Arquivologia da UNESP Campus de Marília no período de 1980 a fevereiro de 2017. Atualmente presta serviços voluntários em ensino de pós-graduação, pesquisa e extensão na Faculdade de Filosofia e Ciências da UNESP, Campus de Marília. É docente permanente na Pós-Graduação na linha de pesquisa Produção e Organização da Informação do Programa em Ciência da Informação da UNESP.

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Published

2022-06-25

How to Cite

Cruz, M. C. A. e ., Ferneda, E., & Fujita, M. S. L. (2022). The availability of controlled vocabulary to users for information retrieval. Revista Ibero-Americana De Ciência Da Informação, 15(1), 266–282. https://doi.org/10.26512/rici.v15.n1.2022.42464