Banco de datos en software libre: una solución para el acceso y la recuperación del patrimonio documental

Resumen

Este trabajo presenta un estudio sobre la creación de un banco de datos en software libre como solución para el acceso y recuperación de la información del programa Pacto Nacional por la Alfabetización en la Edad Cierta, específicamente la documentación producida y recibida que está bajo custodia de la coordinación general del Pacto por la Universidad Federal de Santa María. Para la construcción de la base de datos, se utilizó el software libre BASE disponible tanto en la suite de software Libre Office, como en el Open Office. El diagnóstico fue realizado por medio de la observación directa de la situación del acervo analógico y de parte del acervo digital, pues los documentos digitales estaban dispersos y muchos fueron perdidos. Para los documentos en soporte papel, fue necesario crear representantes digitales para acceder a ellos en la base de datos, para facilitar el acceso y la recuperación de la información a los usuarios. La digitalización fue hecha de acuerdo con las recomendaciones del Consejo Nacional de Archivos y con la adopción de un vocabulario controlado para el nombramiento de los archivos digitales. Se aplicó un formulario en línea para el levantamiento de las necesidades informativas de los usuarios con el fin de construir una base de datos que supediera sus necesidades informativas. A partir de los resultados obtenidos, fue posible construir un banco de datos en software libre, que reunió, en un único lugar, la mayor parte de los documentos, informes y presentaciones elaboradas para las capacitaciones de los profesores alfabetizadores integrantes del Pacto.