Treatment of information in cultural collection: evaluation of the use of controlled vocabularies in museum collections managed by the Brazilian Institute of Museums

Authors

  • Abeil Coelho Júnior Universidade Federal do Espírito Santo, Programa de Pós-graduação em Ciência da Informação Vitória, ES, Brasi https://orcid.org/0000-0003-1447-9537
  • Daniela Lucas da Silva Lemos Universidade Federal do Espírito Santo, Departamento de Biblioteconomia e Programa de Pós-graduação em Ciência da Informação Vitória, ES, Brasil https://orcid.org/0000-0003-1565-7366

DOI:

https://doi.org/10.26512/rici.v16.n1.2023.47531

Keywords:

Museums, Information organization, Information Representation, Data quality, Controlled vocabulary

Abstract

In recent years, there has been a considerable trend of cultural heritage institutions joining the process of digitizing and making their collection data available on the internet. However, the quality of this data must be measured. To this end, this study seeks to evaluate the adequacy of the online museum collections made available by the Brazilian Institute of Museums regarding the use of a controlled vocabulary, according to the guidelines of the Cataloging of Cultural Objects reference guide. The metadata used by the Brazilian Institute of Museums was aligned with the cataloging guide; subsequently, a Python script was developed to process the collection data and calculate the adequacy to the recommendation of using a controlled vocabulary. The results indicate that only 5 of the recommended 9 elements use a controlled vocabulary. Additionally, despite these collections being managed by the Brazilian Institute of Museums, cataloging practices are not aligned between institutions. Therefore, it is recommended that cataloging practices based on reference instruments be incorporated into the metadata modeling of museum collections managed by the Brazilian Institute of Museums, with the aim of improving the documentation standards currently in use.

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Author Biographies

Abeil Coelho Júnior, Universidade Federal do Espírito Santo, Programa de Pós-graduação em Ciência da Informação Vitória, ES, Brasi

Mestrando em Ciência da Informação pelo programa de Pós- Graduação em Ciência da Informação da Universidade Federal do Espírito Santo (UFES). Arquivista formado pela Universidade Federal do Espírito Santo (UFES). Atua como cientista de dados e desenvolvedor Python.

Daniela Lucas da Silva Lemos, Universidade Federal do Espírito Santo, Departamento de Biblioteconomia e Programa de Pós-graduação em Ciência da Informação Vitória, ES, Brasil

Professora doutora do Departamento de Biblioteconomia e do Programa de Pós- Graduação em Ciência da Informação da Universidade Federal do Espírito Santo (UFES). Tem se dedicado em pesquisas voltadas ao aspecto interdisciplinar entre a Ciência de Dados e a Ciência da Informação no que diz respeito a contribuições pontuais para a melhoria da qualidade de dados e metadados em acervos de patrimônio cultural digital, visando infraestrutura informacional adequada para reúso, agregação, busca e recuperação de objetos digitais em rede, incluindo princípios FAIR e de catalogação, técnicas de pré-processamento de dados e aprendizado de máquina.

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Published

2023-03-27

How to Cite

Coelho Júnior, A., & Lemos, D. L. da S. (2023). Treatment of information in cultural collection: evaluation of the use of controlled vocabularies in museum collections managed by the Brazilian Institute of Museums. Revista Ibero-Americana De Ciência Da Informação, 16(1), 131–145. https://doi.org/10.26512/rici.v16.n1.2023.47531